La metodología 5S nació en Toyota en los años 60 bajo un ambiente industrial para lograr lugares de trabajo mejor organizados, ordenados y más limpios para aumentar la productividad y obtener un mejor ambiente de trabajo. La metodología 5S se ha difundido ampliamente y muchas empresas y organizaciones la están implementando en todo el mundo. Si bien es conceptualmente simple y no requiere de una formación compleja ni de expertos con conocimientos sofisticados, es fundamental implementarlo de manera rigurosa y disciplinada.
Quizás la metodología 5S no se ha valorado lo suficiente si se compara con otras herramientas de Lean Construction. Sin embargo, contribuye a la reducción y eliminación de los 8 desperdicios (sobreproducción, inventario, transporte, movimiento, espera, defectos, sobreprocesamiento y creatividad no utilizada); aumenta la participación de las personas, el trabajo en equipo, la moral, la salud y la seguridad; reduce costos, variabilidad e incertidumbre; y ayuda a sentar las bases para implementar Lean Construction en cualquier empresa o proyecto.
1. SEIRI (ORDENAR)
Seiri se trata de organizar y eliminar elementos innecesarios. Seiri tiene que ver con el pilar Toyota de "Just-In-Time" (JIT): "justo lo que se necesita, en la cantidad necesaria, solo cuando se necesita". La campaña de etiquetas rojas es una estrategia para identificar elementos potencialmente innecesarios en el lugar de trabajo, evaluar su utilidad y tratarlos adecuadamente. Tenemos que hacer (en sentido figurado) las siguientes tres preguntas a cualquier elemento del lugar de trabajo:
¿Es este elemento necesario?
Si es necesario, ¿necesita esta cantidad?
Si es necesario, ¿debe estar ubicado aquí?
Una vez que identificamos estos elementos, actuamos de la siguiente manera:
Manteniéndolos en un área de etiquetas rojas durante un período de tiempo para ver si son necesarios.
Tirarlos o desecharlos.
Cambiar su ubicación.
Dejándolos en el mismo lugar.
Figura 1: Etiquetas rojas 5S
2. SEITON (PONER EN ORDEN)
Seiton significa poner en orden los elementos necesarios para que sean fáciles de encontrar y utilizar por cualquier persona. El concepto de Seiton se podría resumir en una frase: un lugar para todo y todo en su lugar. Al implementar Seiton, asegúrese de seguir estos tres pasos:
Paso 1. Determinar las ubicaciones adecuadas.
Paso 2. Identificar las ubicaciones.
Paso 3. Identificar todos los artículos y su cantidad necesaria.
Figura 2: Poner en orden
3. SEISO (BRILLO)
Seiso significa mantener el área de trabajo limpia y en buenas condiciones para la salud y la seguridad. Podemos implementar la tercera S en 5 pasos:
Paso 1: Determinando qué vamos a limpiar.
Paso 2: Dividir el lugar de trabajo en “áreas de limpieza” y luego asignar personas a cargo de esas áreas específicas.
Paso 3: Determinar los métodos de limpieza: qué, dónde, quién, cuándo y cómo.
Paso 4: Poner en orden las herramientas de limpieza, guardarlas en lugares donde sean fáciles de encontrar, usar y devolver.
Paso 5: El paso final es incorporar la inspección de limpieza sistémica.
Figura 3: Brillo
4. SEIKETSU (ESTANDARIZAR)
Seiketsu no se refiere a una actividad, sino a un estado o condición. Seiketsu consiste en construir un sólido conjunto de procedimientos para mantener las primeras 3S. De hecho, es el estado que existe cuando las primeras 3S (Seiri, Seiton y Seiso) se mantienen adecuadamente. Al implementar Seiketsu, asegúrese de seguir estos tres pasos:
Decide quién es el encargado de mantener las condiciones necesarias para mantener las primeras 3S.
Evite contratiempos mediante la integración del mantenimiento diario.
Verifique el nivel de mantenimiento.
Seiketsu también tiene que ver con el concepto de Visual 5S: todos deberían poder distinguir entre condiciones normales y anormales de un vistazo. Cuando el mismo problema ocurre una y otra vez, es hora de pasar al siguiente nivel: prevención y análisis de la causa raíz:
¿Por qué acumulamos artículos innecesarios? (Organización preventiva)
¿Por qué las herramientas y los artículos no se devuelven al lugar correcto? (Orden preventiva)
¿Por qué los suelos se ensucian una y otra vez? (Limpieza preventiva)
Figura 4: Estandarizar
5. SHITSUKE (SOSTENIDO)
Shitsuke (sostener y disciplinar) significa convertir en un hábito el hecho de mantener los procedimientos correctos. Puede utilizar lemas 5S, carteles, paneles visuales, boletines y visitar otros departamentos o empresas (benchmarking). Algunos consejos finales para mantener las 5S:
Capacite a los empleados.
Construya un equipo para la implementación.
Asignar tiempo y desarrollar un programa de implementación.
Proporcionar recursos para la implementación.
Reconocer y apoyar la implementación por parte de gerentes y directores.
Estimule la creatividad de todos los trabajadores, escuche sus ideas y asigne recursos para desarrollar esas ideas.
Cree recompensas tangibles e intangibles por el esfuerzo.
Figura 5: Sostener
5 cosas que necesita saber para una implementación exitosa:
Al iniciar una implementación de las 5S en su empresa u organización elija un equipo confiable, comprometido y comprometido, y seleccione un área de trabajo fácil para que pueda garantizar el éxito. Esto allanará el camino para las áreas más difíciles.
Medir, auditar y actuar. Luego mida, audite y actúe una y otra vez.
Un taller de capacitación de las 5S de dos días es una buena manera de comenzar la implementación. Algunos gerentes o directores deben participar en el taller para que los operadores vean que la empresa está realmente comprometida.
La prueba de 30 segundos es una manera fácil de asegurarse de que ha hecho un buen trabajo: debe encontrar cualquier elemento, herramienta, información, documento o persona en menos de 30 segundos.
Anime a las personas a ser creativas: la mayoría de los ejemplos en esta publicación tuvieron un costo de cero dólares y obtuvieron miles de dólares en beneficios.
FUENTES:
ACERCA DEL AUTOR
Juan Felipe Pons se desempeña como ingeniero de edificación desde 1998. Tiene un Máster en Dirección de Obra y PgCert en Lean Manufacturing (Universidad Politécnica de Valencia). Actualmente, JFP trabaja como capacitador y consultor de construcción ajustada para varias empresas y organizaciones. Ha escrito dos libros y ha sido invitado como ponente en varios MSc of Project Management, programas de MBA y conferencias internacionales.
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®