Versión de Gregório Suarez
Introducción
El Pensamiento A3 es un componente básico de Manufactura Esbelta (Lean Production) y surgió a medida que el personal de Toyota encontraba problemas u oportunidades de mejoras.
Ellos solucionaban los problemas de manera agresiva y sistemática para encontrar una manera mejor de trabajar.
Entonces, verificaban rigurosamente que esta nueva manera se convertía en el modo estándar de hacer el trabajo, de lo contrario, la verificación continuaba hasta que los problemas se resolvían satisfactoriamente.
El informe A3 es una herramienta
donde el problema, el análisis, las acciones correctivas y el plan de acción
se escriben en una sola hoja de papel
de tamaño internacional A3 (297 x 420 mm),
normalmente utilizando gráficos y figuras.
Por lo tanto, el informe A3 es la herramienta para presentar de forma sintetizada y organizada la solución encontrada para el problema.
Un informe A3, además de una representación del ciclo PDCA, cuenta la historia del problema, cómo se resolverá (plan de acción) y cómo sabremos que las mejoras se han implementado (seguimiento).
El A3 para solución de problemas sigue el proceso de un PDCA y puede ser observado en la figura abajo.
¿Cómo crear un informe A3?
Es necesario insertar solo informaciones relevantes e importantes, y el autor del informe A3 debe colocar información suficiente para que se entiendan y reflejen los puntos más importantes.
Paso a paso para crear el informe A3
Estos pasos se organizan en una hoja A3, y deben cumplir los siguientes criterios.
1 – Título:
Establezca un título para su informe. ¿Acerca de lo que usted está reportando?
2 – Definición
¿Por qué estás hablando de esto?
¿Cuál es el problema del negocio que está tratando de resolver o analizar? Sea conciso.
Observe cualquier información contextual o de segundo plano que sea necesaria para entender completamente la cuestión.
Indique cómo este problema afecta a los objetivos de la empresa o cómo está relacionado con los valores del negocio.
3 – Estado actual
¿Qué está pasando? Utilice los hechos y las fechas.
Sea visual, utilice gráfico de Pareto, gráficos y bocetos, inserte un diagrama que ilustra cómo funciona el proceso actual.
Introduzca diagramas de fácil comprensión para que cualquier persona pueda comprender el problema.
Haga el problema claro;
Destaque los grandes problemas.
Usted puede colocarlos dentro de dibujos de tipo ráfagas de tormenta para separarlos de los demás.
Incluir medidas cuantificadas sobre la extensión del problema – las representaciones gráficas son las mejores.
4 – Estado Deseado o Meta
Introduzca un diagrama que ilustra cómo el proceso propuesto funcionará después de las mejoras.
Hable acerca de la mejora esperada en términos de medida de interés (específico y cuantitativo).
Por ejemplo: La mejora va a proporcionar más ventas y doblar el beneficio actual o aumentar el rendimiento de la máquina dando una ganancia de productividad en un 40% que equivale a un aumento en los beneficios del 10%.
5 – Análisis
Enumere el (los) principal (es) problema (s).
Utilice los ” ¿por qué?” Hasta llegar a la causa raíz.
Una regla de oro: usted no alcanzará la causa raíz hasta que usted haga por lo menos cinco veces la pregunta: ” ¿por qué?“.
Analice la lista de respuestas para cada por qué.
Utilice los 5W2H, el diagrama de causa y efecto, la reflexión y las 7 herramientas de calidad.
6 – Propuesta
¿Cuáles son las contramedidas propuestas?
Inserte un diagrama que ilustra cómo funcionará el proceso propuesto.
Enumere la (s) contramedida (s) que abordará la (s) causa (s) identificada (s).
Prevea la mejora esperada en la medida de interés (específica y cuantitativa).
Recuerde que en la meta ya se ha cuantificado, pero ahora como tenemos un análisis más detallado, es hora de comprobar si será posible alcanzar la meta en términos cuantitativos.
7 – Plan de Acción
Haga una lista de las acciones (qué), indicando el por qué, donde, cuando, los responsables (quién), el método (cómo será) y cuánto
Esta herramienta también se conoce como el 5W2H;
8 – Seguimiento (Follow-up)
¿Cómo está el seguimiento de las acciones ante lo planeado?
Ejemplos de A3
TRANSCRIPCIÓN: Areli Álvarez Lean Construction México®